Mục lục · 6 phần
Xuất hoá đơn bán hàng trên sàn là việc người bán lập và gửi hoá đơn cho người mua. Sàn khấu trừ thuế thay không thay thế việc này. Ngưỡng không chịu thuế và ngưỡng áp dụng hoá đơn điện tử phục vụ những nghĩa vụ khác nhau, cần kiểm tra riêng.
Hai việc bị gộp làm một: sàn trừ thuế và người bán xuất hoá đơn
Anh/chị thấy một khoản thuế bị trừ trong báo cáo đơn hàng, rồi đánh dấu đơn đã xử lý xong. Nhưng ô đánh dấu đó đang trả lời câu hỏi nào: đã kiểm tra khoản thuế sàn trừ, hay đã lập và gửi hoá đơn cho khách? Nếu dùng chung một ô, người tiếp nhận công việc sẽ không biết phần nào còn thiếu.
Trong bài này, khấu trừ thuế thay là việc sàn trừ khoản thuế của người bán theo cơ chế áp dụng. Hoá đơn điện tử là hoá đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử. Việc có dòng khấu trừ trên báo cáo không chứng minh rằng hoá đơn bán hàng tương ứng đã được người bán lập và gửi.
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam, văn bản ban hành ngày 30/06/2026, có hiệu lực từ 01/07/2026, hướng dẫn về hoá đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế 2025. Văn bản thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các quy định sửa đổi liên quan. Nghĩa vụ lập và gửi hoá đơn thuộc về người bán; không thể lấy việc bán qua sàn làm căn cứ để bỏ công việc này.
Tôi đề nghị anh/chị mở hồ sơ của một đơn thực tế, đặt báo cáo khoản trừ cạnh hồ sơ hoá đơn. Bên khoản trừ, ghi lại tài liệu nào cho biết số tiền đã bị trừ. Bên hoá đơn, kiểm tra có tìm được hoá đơn tương ứng không, ai phụ trách và đã gửi cho người mua bằng cách nào. Đây là cách tổ chức kiểm tra nội bộ, không phải một biểu mẫu pháp lý bắt buộc.
Khi quản lý dòng tiền bán hàng, anh/chị cần xác định tài liệu đang đo việc gì trước khi dùng nó để xác nhận một việc khác.
Nếu chỉ tìm được báo cáo khoản trừ, hãy để phần hoá đơn ở trạng thái cần kiểm tra. Đừng tự chuyển nó thành đã hoàn tất. Một nhãn trạng thái đúng giúp người nhận ca sau biết phải tìm tiếp ở đâu, thay vì lặp lại câu trả lời rằng sàn đã lo hết.
Chỗ này hay sai: bán trên sàn không miễn nghĩa vụ hoá đơn
Chỗ này hay sai: anh/chị thấy sàn đã tự trừ thuế trên từng đơn nên tin rằng mọi nghĩa vụ đã xong. Tôi không dùng trạng thái tiền để xác nhận trạng thái hoá đơn. Công việc khấu trừ thuế và công việc lập hoá đơn có căn cứ riêng; bằng chứng hoàn thành việc này không thay cho bằng chứng hoàn thành việc kia.
Ví dụ giả định: một shop gia dụng có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, chủ shop chỉ giữ báo cáo sàn trừ thuế rồi giao nhân viên trả lời rằng hoá đơn đã được sàn xử lý. Đây là tình huống dựng để giải thích cơ chế, không phải hồ sơ khách hàng. Ngưỡng doanh thu trong ví dụ lấy từ Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2026; không phải số liệu kinh doanh của một shop thật.
Khi khách hỏi lại, nhân viên mở thư mục đối soát nhưng không tìm được hoá đơn. Đối soát là việc so khớp dữ liệu giữa các hồ sơ để phát hiện chênh lệch hoặc thiếu sót. Trong ví dụ này, chủ shop đổi cách giao việc: giao người kiểm tra khoản khấu trừ, giao người tìm hồ sơ hoá đơn, rồi ghi riêng kết quả của từng phần.
Kết quả của thao tác đó là phát hiện phần hoá đơn chưa có bằng chứng hoàn tất. Nó chưa chứng minh shop đã tuân thủ đầy đủ. Muốn xử lý tiếp, người phụ trách phải xác minh tình trạng thực tế và cách lập, gửi hoá đơn phù hợp; không được tự tạo một kết quả đã hoàn thành chỉ để đóng yêu cầu của khách.
Anh/chị có thể phản đối rằng tách thêm trạng thái làm việc vận hành nặng hơn. Tôi vẫn chọn tách, vì một dòng ghi chú thiếu không thể trả lời được câu hỏi khách đang hỏi. Khi cả nhóm dùng từ “đã xong” cho những việc khác nhau, người chủ mất khả năng kiểm tra dù báo cáo nhìn rất gọn.
Một lời hứa của phần mềm cũng cần được đọc đúng phạm vi. Nếu nhà cung cấp nói có kết nối dữ liệu đơn hàng, hãy yêu cầu họ chỉ ra đầu ra cụ thể trong môi trường thử: dữ liệu đã được nhận, bản nháp đã được tạo, hay hoá đơn đã được lập và gửi. Không suy từ một chức năng kỹ thuật sang kết luận rằng mọi nghĩa vụ đã chuyển cho nhà cung cấp hoặc cho sàn.
Ngưỡng thuế và ngưỡng hoá đơn không phải một
Thuế giá trị gia tăng, viết tắt GTGT, là loại thuế được nhắc đến ở ngưỡng doanh thu không chịu thuế trong phần này. Thuế thu nhập cá nhân, viết tắt TNCN, là loại thuế còn lại của cùng ngưỡng. Từ ngày 01/01/2026, ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế GTGT và TNCN của hộ kinh doanh được nâng lên 1 tỷ đồng/năm thay cho mức dưới 500 triệu đồng trước đây (Nghị định 141/2026/NĐ-CP). Ngưỡng áp dụng hoá đơn điện tử trả lời một câu hỏi khác: người bán thuộc trường hợp phải sử dụng hình thức hoá đơn nào.
| Ngưỡng | Là ngưỡng của việc gì | Văn bản và mốc hiệu lực |
|---|---|---|
| 1 tỷ đồng/năm | Ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế GTGT và TNCN (nâng từ mức 500 triệu đồng cũ) | Nghị định 141/2026/NĐ-CP sửa Nghị định 68/2026/NĐ-CP; áp dụng từ 01/01/2026 |
| Trên 1 tỷ đồng/năm | Điều kiện doanh thu phải áp dụng hoá đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Điều 6 khoản 1 điểm d, Nghị định 254/2026/NĐ-CP; hiệu lực 01/07/2026 |
Điều 6 khoản 1 điểm d có cụm “doanh thu năm trên 01 tỷ đồng”. Chữ “trên” cần giữ nguyên khi anh/chị ghi yêu cầu cho người làm sổ. Viết thành “từ 1 tỷ đồng” sẽ làm thay đổi ranh giới của câu chữ đang dẫn; còn trường hợp đúng bằng ngưỡng cần được đối chiếu đầy đủ, không tự suy ra chỉ từ tiêu đề bài.
Cũng tại điểm này, quy định nêu trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng. Bởi vậy, chỉ hỏi doanh thu đã vượt ngưỡng chưa vẫn có thể thiếu thông tin. Khi trao đổi với cơ quan thuế, anh/chị cần nói rõ mình bán gì, thay vì chỉ gửi tổng doanh thu.
Nếu cần xem riêng vấn đề thuế, anh/chị đọc bài ngưỡng 500 triệu thuế bán hàng online (nay đã nâng lên ngưỡng 1 tỷ đồng theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP) để tách câu hỏi về thuế khỏi câu hỏi về hoá đơn. Bài này không tính lại số thuế phải nộp. Mục đích là giúp anh/chị không dùng ngưỡng của việc này để bỏ sót việc kia.
Chạm ngưỡng 1 tỷ thì phải dựng gì, theo thứ tự
Tiêu đề này dùng cách gọi ngắn của ngưỡng; điều kiện doanh thu được dẫn vẫn là trên ngưỡng, theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực 01/07/2026. Anh/chị nên chuẩn bị quy trình trước khi công việc dồn lại. Tuy nhiên, chuẩn bị sớm khác với tự kết luận ngày bắt đầu nghĩa vụ từ một phép cộng trong báo cáo bán hàng.
Trình tự dưới đây là đề xuất tổ chức công việc. Các thủ tục đăng ký, thời điểm lập hoá đơn và tình huống xử lý sai sót cần được xác nhận theo hồ sơ của người bán trước khi thực hiện.
Xác định người bán và căn cứ áp dụng
Gom thông tin của hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đứng tên bán hàng, ngành hàng và các nơi đang bán. Ghi riêng tên gian hàng với thông tin chủ thể bán hàng để người nhận hồ sơ hiểu quan hệ giữa chúng. Danh sách này dùng để mô tả hoạt động khi hỏi cơ quan thuế; nó chưa phải kết luận về cách tính doanh thu.
Chỗ này đã có câu trả lời, và nó nghiêng về phía bất lợi cho cách nghĩ thông thường: doanh thu năm xác định theo tổng hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh, không tính riêng theo từng cửa hàng, quầy, sạp hay địa điểm. Hộ có nhiều địa điểm thì dùng mã số thuế chung của hộ kinh doanh, ghi rõ từng địa chỉ trên hoá đơn (LuatVietnam). Nghĩa là mở thêm gian hàng không làm mỗi gian có một ngưỡng riêng.
Anh/chị có thể chuẩn bị dữ liệu riêng theo từng nơi bán để đối chiếu, nhưng đừng lấy cách chia thư mục làm cách chia nghĩa vụ. Câu hỏi gửi đi nên nêu rõ cùng người bán đang có những gian hàng nào và đang giữ những loại báo cáo nào. Câu trả lời chung cho một shop khác có thể chưa đủ cho hồ sơ này.
Chốt hình thức hoá đơn trước khi chọn công cụ
Nguồn được dẫn nêu hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Anh/chị cần xác định hình thức phù hợp với trường hợp của mình trước khi mua phần mềm. Đừng chọn chỉ vì người giới thiệu nói có thể nhập đơn từ sàn.
Khi làm việc với nhà cung cấp, yêu cầu họ mô tả các bước từ nhận dữ liệu đến lập và gửi hoá đơn. Ghi rõ công đoạn nào người bán phải kiểm tra, công đoạn nào công cụ thực hiện và nơi xem kết quả. Nếu bản trình diễn chỉ có màn hình danh sách đơn hàng, phần lập và gửi vẫn chưa được chứng minh.
Về hình thức hoá đơn, nguồn nêu hai lựa chọn: hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Tuy nhiên, không phải mọi hộ bán lẻ trực tiếp đều bắt buộc dùng hoá đơn từ máy tính tiền; hộ đã dùng loại hoá đơn điện tử phù hợp và truyền được dữ liệu đến cơ quan thuế thì không cần đăng ký thêm. Trước khi dùng, phải đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài chính; việc đăng ký là một bước riêng, không tự có khi mua phần mềm.
Dựng sổ theo dõi có thể lần về hồ sơ gốc
Tạo một trang tính nội bộ với các cột: mã đơn, nơi bán, đường dẫn hồ sơ gốc, người phụ trách hoá đơn, trạng thái kiểm tra, tham chiếu hoá đơn và ghi nhận việc gửi. Đây là gợi ý quản lý công việc, không phải danh sách nội dung bắt buộc của hoá đơn. Chỉ ghi đã hoàn tất khi có tài liệu tương ứng để mở lại.
Để ô trống nếu chưa tìm thấy bằng chứng, kèm lý do trong cột ghi chú. Không điền tên người phụ trách thay cho số tham chiếu hoá đơn: biết ai đang làm và biết việc đã xong là những thông tin khác nhau. Khi cần bàn giao, người mới phải mở được hồ sơ mà không phải hỏi lại toàn bộ câu chuyện.
Thử luồng công việc và xử lý phần chưa rõ
Nhờ nhà cung cấp cho thử trên môi trường thử nghiệm, từ nhận dữ liệu đến xem kết quả gửi. Cho người sẽ vận hành hằng ngày làm thử, rồi ghi lại chỗ họ phải hỏi. Không dùng việc phát hành hoá đơn thật tuỳ tiện như một thao tác kiểm tra phần mềm.
Với đơn có thay đổi hoặc hồ sơ thiếu thông tin, tách thành nhóm cần xử lý và giao người theo dõi. Đơn bị huỷ, trả hàng, hoàn tiền hoặc hoá đơn đã lập bị sai thì có đường xử lý riêng bằng hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế; thủ tục cho từng trường hợp nằm trong hướng dẫn của cơ quan thuế, và tôi khuyên hỏi thẳng trước khi phát sinh chứ không hỏi lúc đang có đơn treo. Trước khi có hướng dẫn đúng trường hợp, không tự xoá dấu vết cũ rồi nhập lại cho số liệu trông khớp.
Việc cần làm trước khi chốt sổ năm
Trước khi chốt sổ, anh/chị cần nhìn thấy các hồ sơ đã khớp và các hồ sơ còn thiếu, thay vì chỉ nhìn tổng tiền. Gom báo cáo bán hàng, tài liệu về khoản sàn trừ và hồ sơ hoá đơn vào những nhóm riêng có thể tra cứu. Giữ lại tên báo cáo, thời gian lấy dữ liệu và người lưu để lần sau biết đang so cùng một phạm vi hay không.
Đừng lấy số trên báo cáo quảng cáo điền thẳng sang hồ sơ hoá đơn. Dữ liệu do Đức Huỳnh Ads tổng hợp từ tài khoản đang vận hành ghi nhận 548 lượt mua và giá trị chuyển đổi 32.222.984 đồng trong giai đoạn 16–20/8/2026, theo hồ sơ số liệu nội bộ. Giá trị chuyển đổi là giá trị mà báo cáo quảng cáo ghi nhận cho hoạt động được đo. Kết quả từng shop khác nhau tuỳ ngành hàng, giá bán và ngân sách. Những số này mô tả báo cáo quảng cáo; hồ sơ nguồn không cho biết đã lập bao nhiêu hoá đơn hay nghĩa vụ thuế đã hoàn tất chưa.
Trong sổ kiểm tra, lọc những dòng chưa có tham chiếu hoá đơn, rồi mở hồ sơ tương ứng để kiểm tra. Nếu hoá đơn đã có nhưng chưa được ghi vào sổ, cập nhật tham chiếu sau khi đối chiếu. Nếu chưa tìm được, giao người xác minh tiếp. Không gọi mọi dòng thiếu tham chiếu là vi phạm, cũng không gọi chúng là đã hoàn tất.
Danh sách việc còn thiếu nên có người nhận và tài liệu cần tìm. Với điểm phải hỏi cơ quan thuế, ghi nguyên câu hỏi cùng dữ liệu liên quan; sau khi nhận hướng dẫn, lưu cả câu trả lời và căn cứ để người khác kiểm lại. Một lời nhắn rằng “đã hỏi rồi” không giúp người làm sổ sau này hiểu được hướng dẫn áp dụng cho trường hợp nào.
Mốc này tính theo luỹ kế đang chạy, không đợi hết năm. Hộ mới thành lập, hoặc hộ năm trước chưa tới 1 tỷ mà doanh thu luỹ kế trong năm chạm ngưỡng, phải đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế mà doanh thu chạm ngưỡng (LuatVietnam). Vậy nên sổ theo dõi doanh thu luỹ kế không phải việc kế toán cuối năm; nó báo cho anh/chị biết đồng hồ 30 ngày đã bắt đầu chạy.
Chưa rõ mốc này thì ghi trạng thái đang chờ xác minh, đồng thời tiếp tục chuẩn bị hồ sơ. Không tự suy rằng phải đợi chốt sổ năm mới xem xét nghĩa vụ. Cũng không tự đặt ngày bắt đầu chỉ dựa vào ngày một báo cáo nội bộ vượt ngưỡng.
Căn cứ xử phạt là Nghị định 310/2025/NĐ-CP, ban hành 02/12/2025, hiệu lực 16/01/2026, sửa đổi bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Điểm đổi đáng chú ý: vi phạm về hoá đơn được tính theo số lượng hoá đơn vi phạm, phạt tăng dần theo số lượng, chứ không còn một mức chung cho cả hành vi. Báo Pháp Luật TP.HCM đặt tít bán hàng nhưng không lập hoá đơn bị phạt đến 80 triệu đồng; mức của cá nhân thường bằng một nửa mức của tổ chức, nên con số áp cho hộ kinh doanh nằm thấp hơn trần đó. Trần cụ thể cho từng hành vi thì đối chiếu thẳng với cơ quan thuế, tôi không đoán.
Nếu phát hiện khoảng trống hồ sơ, mô tả sự việc trước khi hỏi cách xử lý: đang thiếu tài liệu gì, giao dịch nào liên quan và đã kiểm tra ở đâu. Việc đoán mức phạt không làm hồ sơ đầy đủ hơn. Việc cần làm là tìm đúng căn cứ và xử lý phần còn thiếu theo hướng dẫn áp dụng.
Câu hỏi thường gặp
Bán hàng trên sàn có phải xuất hoá đơn không?
Bán qua sàn không phải căn cứ miễn nghĩa vụ hoá đơn của người bán. Anh/chị phải xác định trường hợp áp dụng của mình và tổ chức việc lập, gửi hoá đơn, thay vì mặc định sàn xử lý.
Sàn đã trừ thuế thì có phải làm hoá đơn nữa không?
Có khoản thuế đã bị trừ không chứng minh hoá đơn đã được lập và gửi. Anh/chị cần kiểm tra riêng hồ sơ hoá đơn của giao dịch, dù báo cáo khoản khấu trừ đã đầy đủ.
Ngưỡng không chịu thuế có phải ngưỡng dùng hoá đơn điện tử không?
Không, ngưỡng không chịu thuế GTGT và TNCN khác ngưỡng áp dụng hoá đơn điện tử. Dù từ ngày 01/01/2026 cả hai nghĩa vụ đều gắn với mốc doanh thu 1 tỷ đồng, căn cứ pháp lý và tính chất công việc của từng việc vẫn độc lập; không dùng kết quả xét thuế để tự kết luận về hoá đơn.
Doanh thu bao nhiêu thì phải áp dụng hoá đơn điện tử?
Điều 6 khoản 1 điểm d Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2026, nêu doanh thu năm trên 1 tỷ đồng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Quy định còn nêu trường hợp bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, nên không thể chỉ nhìn doanh thu.
Sàn có xuất hoá đơn thay người bán không?
Người bán chịu trách nhiệm lập và gửi hoá đơn cho người mua theo phạm vi nguồn được dẫn trong bài. Đừng coi dòng khấu trừ thuế, thông báo đơn hàng hoặc chức năng nhập dữ liệu là bằng chứng sàn đã xuất hoá đơn thay.
Cách kiểm tra shop đã làm xong phần hoá đơn là gì?
Mở hồ sơ giao dịch, tìm tham chiếu hoá đơn và ghi nhận việc gửi cho người mua. Nếu sổ chỉ có thông tin khoản thuế đã trừ, phần hoá đơn vẫn cần được kiểm tra; chưa tìm thấy tài liệu cũng chưa đủ để tự kết luận tình trạng pháp lý.
Bán nhiều sàn thì cách tính doanh thu năm thế nào?
Phạm vi nguồn của bài chưa đủ để trả lời cách cộng gộp doanh thu nhiều sàn. Anh/chị nên chuẩn bị báo cáo riêng từng nơi bán, thông tin người bán đứng tên và gửi câu hỏi cụ thể cho cơ quan thuế trước khi dùng tổng đó để xét ngưỡng.
Thông tin trong bài chỉ để tham khảo; con số của từng hộ phải đối chiếu với cơ quan thuế.
Trừ thuế chưa khép hồ sơ.
